Bussikiertueita ja mustia hevosia

28.4.2018 Reija Järvelä ja Lea Poijärvi

Miten löytää neula heinäsuovasta tai juuri sopiva toimitila kymmenien vaihtoehtojen joukosta? Neulan etsinnässä saattaisi auttaa metallinpaljastin tai pelkkä tuuri, mutta toimitilan etsimiseen kannattaa ehdottomasti käyttää ammattilaisen apua.

Joskus sopivan toimitilan etsiminen muistuttaa vauhdikkaan toimintaelokuvan kohtausta: limusiinivuokraamosta hankitulla bussilla kurvataan asiakkaiden kanssa ympäri pääkaupunkiseutua katsomassa sopivia kohteita, välissä esitellään seuraavaa kohdetta bussin suurelta näytöltä. Mutta ennen bussikiertuetta on jo ehtinyt tapahtua paljon.

Sopivan toimitilan kartoittaminen lähtee usein liikkeelle Newsecin Corporate Solutions -asiantuntijoiden laatimasta tilaohjelmasta. Tilaohjelma perustuu laajaan kartoitukseen vuokralaisten tarpeista. Sitä varten tehdään henkilöstötutkimusta sijainnista, työntekijäprofiileista, tilatyypistä, neuvotteluhuoneiden tarpeesta ja muista tilaan liittyvistä toiveista. Selvitysten pohjalta laadittu tilaohjelma tarjoaa perustan Newsecin Leasing-tiimin työlle.

Sopivien tilojen etsimisessä käännetään kaikki kivet. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että otetaan puhelin kauniiseen käteen ja soitetaan läpi sellaiset omistajat, joilla voisi olla tarjolla spekseihin sopivia kohteita. Moni omistaja ja kohde on toki tiedossakin, mutta aina löytyy myös mustia hevosia – joskus jopa yllättäviäkin ratkaisuja. Tässä korostuu välittäjän tarjoama hyöty: kaikkien mahdollisten kohteiden kaivaminen verkkosivujen kautta on aikaavievää ja kaikkia kohteita ei välttämättä edes löydy. Ammattitaitoisen välittäjän suhteilla ja tietotaidolla säästää paljon aikaa ja vaivaa. Mukaan saattaa tulla myös todellisia tähtikohteita, jotka muuten saattaisivat jäädä löytymättä.

Usein etsinnän alkuvaiheessa mukana on 15–25 kohdetta. Näistä kerätään kattavat tietopaketit perustietoineen, valokuvineen ja karttoineen. Kun kohdevaihtoehtoja on paljon, alkavat tarpeet ja toiveet samalla tarkentua. Harvoin asiakas itse heti tarkkaan tietää, mitä haluaa, mutta eri vaihtoehtoihin tutustuessa on helpompi sanoa, mitä ei ainakaan halua. Asiakkaan tehtyä omat karsintansa kohteista, sovitaan mihin käydään tutustumassa paikan päällä. Se onkin oma taiteenlajinsa, kun kohteiden näytöt eri puolella aluetta aikataulutetaan järkevästi, jotta asiakkaan aikaa tuhlaantuu mahdollisimman vähän. Silloin saatetaan tarvita myös sitä limusiiniyhtiön bussia.

Eri kohteiden vertailu on helpompaa, kun ammattitaitoinen välittäjä tarjoaa kaikkia kohteita tasapuolisesti ja esittelee ne yhtenäisen materiaalin avulla. Näin toimitilojen tarvitsija löytää kaikki kohteet yhdeltä luukulta. Useinkaan yrityksen toimitilaprojektissa ei ole mukana aihealueen konkareita, vaan tilanne voi sattua eteen vain kerran. Silloin on hyötyä ammattitaitoisesta asiantuntijasta, joka ohjaa, neuvoo, aikatauluttaa ja tuo tarvittavat faktat pöytään. Näin asiakas voi keskittyä omaan liiketoimintaansa myös toimitilaprojektin aikana.

Kolme syytä käyttää välittäjää:
1. Välittäjällä on hyvä markkinoiden tuntemus, joten kohteita ei tarvitse itse etsiä kissojen ja koirien (tai edes verkon hakukoneiden) kanssa.
2. Välittäjä esittelee kaikki kohteet tasapuolisesti ja yhtenäisen materiaalin avulla, jolloin vertailu on helppoa. Sinä voit nojautua tuolissasi taaksepäin ja keskittyä valintoihin.
3. Välittäjä hoitaa aikataulutuksen ja käytännön järjestelyt esimerkiksi kohteiden näyttöjen osalta, jolloin sinä voit keskittyä rauhassa omaan liiketoimintaasi.

Bonus: Välittäjälle palkkion maksaa aina tilan omistaja, joten vuokralainen saa toimitilan etsimiseen apua maksutta.