Hei hei avokonttori, tervetuloa monitilatoimisto!

8.11.2018 Miikka Putto

Avokonttori alkaa olla so last season, sillä monitilatoimisto on toimitilasuunnittelussa päivän sana. Mutta mitä monitilatoimistolla oikein tarkoitetaan ja mitä hyötyjä se tuo toimitilojen käyttäjille?

Vielä joku aika sitten avokonttori oli se autuaaksi tekevä keksintö, jolla tehostettiin työntekijöiden välistä vuorovaikutusta ja säästettiin tilakustannuksissa. Omista työhuoneista luopuminen ei kuitenkaan välttämättä edistänyt vuorovaikutusta ja yhteisöllisyyttä työyhteisössä, sillä avokonttorin looseissa saattoi tuntua siltä, että hipihiljaa istuminen oli parempi vaihtoehto, ettei vain häiritsisi kollegan työntekoa. Tai sitten oman pikku työpisteen sermit saattoivat antaa valheellisen kuvan yksityisyydestä, jolloin jokaisen puhelun yksityiskohdat kaikuivat konttorissa kaikkien korviin. Avokonttori onkin jäämässä vain yhdeksi vaiheeksi toimitilakehityksen historiassa, sillä tosiasiassa päivän sana on monitilatoimisto.



Monitilatoimisto mukautuu erilaisiin tarpeisiin
Kun avokonttorissa kaikki toiminta kahvitaukoja ja kokouksia lukuunottamatta tapahtui omalla työpisteellä sermien takana, tarjoaa monitilatoimisto mahdollisuuden työskennellä työtehtäviin sopivassa ympäristössä. Jos kaipaat hiljaisuutta ja keskittymisrauhaa, voit valita esimerkiksi kirjastotyyppisen tilan, jossa keskustelu on kielletty ja puhelimet pidetään äänettömällä. Monitilatoimistossa työskentelytilaksi valitaan tehtävään sopiva vapaana oleva työpiste, oleskelutila, hiljainen tila tai muu tila tarjolla olevista monipuolisista vaihtoehdoista. Puhelutkin hoidetaan muita häiritsemättä ja luottamuksellisesti erillisissä äänieristetyissä tiloissa tai puhelinkopeissa.

Omasta rakkaasta työtuolista luopuminen voi toki olla kaihoisaa, mutta monitilatoimistossa ergonomiaan tulee väistämättä kiinnitettyä enemmän huomiota, kun työpisteiden kalusteiden tulee olla kaikille helposti säädettävissä. Monitilatoimisto kannustaa myös vaihtamaan työasentoa ja lisäämään liikettä työpäivään, kun työntekijä siirtyy päivän aikana sujuvasti tilasta toiseen tarpeen mukaan. Myös spontaanit kohtaamiset työyhteisössä helpottuvat, kun työympäristö tarjoaa erilaisia tiloja vapaamuotoiseen kanssakäymiseen – oleskelunurkkauksia nojatuoleineen, avoimia ryhmätyötiloja ja mukavia kahvittelupaikkoja. Enää ei tarvitse vaivaantuneesti nojailla työtoverin serminreunaan avokonttorin loosissa, vaan tilat muodostavat luontevia kohtaamispaikkoja.

Palaverit pystyyn vähemmällä suunnittelulla
Avokonttori tarjosi palavereiden pitoon yleensä tasan yhden vaihtoehdon: neuvotteluhuoneita, jotka olivat tietenkin lähes aina varattuina. Monitilatoimistossakin voidaan tarvittaessa kokoontua neuvotteluhuoneeseen, mutta palavereita on mahdollista pistää pystyyn nopeasti esimerkiksi ryhmätyötiloissa tai muissa sopivissa paikoissa. Inspiroiva ja miellyttävä työympäristö antaa myös enemmän lentoa ideoille, kun palaveri ei ole sidottu neuvotteluhuoneen fläppitaulun ääreen.

Monitilatoimisto vaatii organisaatiokulttuurin ja työtapojen muutosta. Etätyö, Skype-palaverit ja pikaviestit ovat arkipäivää, omat työvälineet kulkevat toimistokorissa ja henkilökohtaiset tavarat säilyvät lukollisessa kaapissa. Tiimit työskentelevät omissa kotipesissään, esimiehet tiimiensä rinnalla ja johto joustavasti missä tahansa. Tällöin työkavereita tapaa enemmän, ja pikapalavereja järjestetään spontaanisti ja tehokkaasti.



Näiden muutosten lisäksi monitilatoimisto vaikuttaa myös tilatehokkuuteen. Monitilatoimisto mahdollistaa tilojen tehokkaan käytön ja työpisteiden vähentämisen, sillä suurin osa henkilöstöstä ei ole yhtä aikaa paikalla. Neliöitä työntekijää kohden lasketaan monitilatoimistossa yleensä 10-15, mikä on merkittävä parannus huonetoimistoon tai avokonttoriin verrattuna. Ja vaikka kävisikin niin, että kaikki työntekijät olisivat yhtä aikaa paikalla, löytyy monitilatoimistosta jokaiselle jokin istumapaikka – yleensä jopa sitä omaa toimistotuolia mukavampi.

Hyvin suunniteltu monitilatoimisto tukee työn tekemistä. Onnistuneissa tilamuutoksissa käyttäjien kokemus ja palaute työympäristöstä paranee, vaikka tilatehokkuus kasvaisi.

Kysy lisää toimitilasuunnittelusta Newsecin Corporate Solution -tiimiltä!