Henkilöstö kannattaa osallistaa työympäristön muutosprojektiin

17.11.2020

Käsitys työympäristöstä on mennyt vuonna 2020 uusiksi. Etätyön myötä on alettu miettiä toimitilan vetovoimatekijöitä – miksi toimistolle tullaan ja kuinka paljon toimistolla vietetään aikaa tulevaisuudessa? Huomio on kiinnittynyt entistä enemmän sosiaaliseen vuorovaikutukseen ja siihen, miten työtilat ja käytettävät virtuaaliset työkalut mahdollistavat sujuvan yhteistyön.

Monet asiakkaistamme ovat hiljattain siirtyneet tai siirtymässä toimintalähtöiseen työympäristöön. Työympäristö koostuu tällöin erilaisista tilatyypeistä ja toiminnallisista vyöhykkeistä muodostaen käyttäjäorganisaatiolle räätälöidyn kokonaisuuden. Räätälöinnillä varmistetaan, että organisaatio saa käyttöönsä oikean kokoiset ja oikeanlaiset tilat niihin tehtäviin, joita organisaatiossa tullaan tulevaisuudessa toimistolle tekemään.


HOK-Elantolaisia suunnittelemassa uuden konttorin käyttöön liittyvää ohjeistusta.

Hallittu muutos työympäristössä tarjoaa keinon edistää organisaatioiden tavoitteita kuten ketterä työskentely joustavissa tiloissa, yhteisöllisyyden vahvistaminen oman kulttuurin ja arvojen kautta, henkilöstön hyvinvoinnin ja kestävän kehityksen tukeminen, muutamia tavoitteita mainitaksemme.

Muutos nostaa esiin huolia

Työympäristömuutoksen taustojen ja tavoitteiden käsitteleminen henkilöstön kanssa ohjaa katseet tavoiteltavaan kokonaisuuteen avaten samalla kanavan henkilöstön käytännönläheisen tiedon hyödyntämiseen sekä muutokseen liittyvien huolien ja muutosvastarinnan käsittelyyn.

Työympäristömuutokseen liittyy tavallisesti erilaisia huolia. Sijaintia vaihdettaessa herää huoli siitä, miten saan työmatkani järjestettyä. Huonetoimistosta toimintalähtöiseen työympäristöön siirryttäessä huolet liittyvät usein

  • meluun ja keskeytyksiin, miten voin keskittyä, kun työkaverit touhuavat samassa tilassa ja kyselevät minulta vähän väliä kaikenlaista;
  • ergonomiaan, miten pystyn noudattamaan työfysioterapeutin antamia ohjeita ja suosittelemia apuvälineitä, kun vaihdan paikkaa;
  • aineistojen säilyttämiseen, tarvitseeko minun kantaa kaikkia mappeja mukanani koko päivän; sekä
  • luottamuksellisten asioiden käsittelyyn, miten hoidan tehtäväni, niin että luottamukselliset tiedot eivät vahingossa leviä

Kerro, kysy ja kuuntele

Nämä huolet ovat todellisia ja kohtaamme näitä työssämme päivittäin. Kolmen K:n muistisääntö toimii yleensä hyvänä lähtökohtana huolten käsittelyssä. Nämä kolme K:ta ovat Kerro, Kysy ja Kuuntele. Kerro mitä tiedät muutoshankkeesta, Kysy mitä ajatuksia tieto herättää ja Kuuntele henkilöstön näkemyksiä. Toistamalla kolmea K:ta kasvatetaan ymmärrystä, rakennetaan luottamusta ja saadaan henkilöstö mukaan työympäristömuutokseen. Käytännössä kertominen voi olla infotilaisuuksien järjestämistä ja myös keskeneräisistä asioita kertomista. Kysymistä voidaan toteuttaa monin eri tavoin esim. kyselyin, työpajoin ja teemakeskusteluin. Kuuntelu on ehkä se vaikein. Se vaatii pysähtymistä ja keskittymistä. Käytännön työkaluina toimivat esim. huoliseinät ja yhteiset keskustelutilaisuudet.

Newsec toteutti HOK-Elannon vanhaan konttoriin prototilan, jossa henkilöstö pääsi testaamaan uudenlaisessa työympäristössä työskentelyä ja testaamaan uuteen konttoriin tulevia huonekaluvaihtoehtoja.

Kuuntelulla on merkitystä. Hyvin suunniteltu, työn tekemisen tavat huomioiva työympäristö parantaa omalta osaltaan työntekijäkokemusta. Työntekijäkokemuksen parantaminen osana työympäristömuutosta lähteekin empatiasta - työntekijän tarpeiden ymmärtämisestä. Kun työntekijän tieto siitä, miten esim. työprosessit käytännössä etenevät tehdään näkyväksi, syntyy paitsi mahdollisuus luoda oletettua parempia ratkaisuja, myös kokemus yhdessä tekemisestä.

Osallistaminen varmentaa hyvän lopputuloksen

Osallistamisen menetelmillä tehtävän tiedonkeruun tavoite on varmistaa, että työympäristömuutos tukee organisaation operatiivista toimintaa. Osallistamalla henkilöstö hankkeeseen esim. kyselyin, työpajoin ja avoimen keskustelun keinoin voidaan selvittää mm. työn tekemisen tapoja, yksiköiden välisiä yhteystarpeita ja niiden optimaalista sijoittumista, tilojen ja työpisteiden varusteluun liittyviä erityistarpeita sekä näkemyksiä yleisestä viihtyvyydestä ja hyvinvoinnista.

On selvää, että henkilöstön osallistaminen työympäristömuutokseen vie aikaa, kun kerrotaan, kysytään ja kuunnellaan moneen otteeseen ja eri menetelmin. Toisaalta, jos muutosvaiheessa ei osallisteta, niin syntyy todennäköisesti työympäristö, joka ei tue työn tekemistä ja jota ei osata käyttää oikein. Olemme esim. nähneet toimistoja, joissa käyttäjät peräänkuuluttavat hiljaista tilaa samalla, kun toimistossa seisoo hiljaista tilaa tyhjillään, koska tila on väärän kokoinen tai sijaitsee käyttäjän näkökulmasta väärässä paikassa.

Pitkässä juoksussa osallistaminen muutosvaiheessa säästää rutkasti aikaa työympäristön valmistuttua, kun henkilöstö tietää mitä on tulossa ja miten työympäristössä toimitaan. Kun tavoitteet ja tarpeet on käyty yhdessä läpi alusta alkaen, vaikeidenkin päätösten tekeminen muutoshankkeen aikana helpottuu. Osallistaminen luo myös osaltaan positiivista työntekijäkokemusta, kun henkilöstö huomaa, että heidän näkökulmiaan arvostetaan.

Ota yhteyttä

Susanna Pietarinen Senior Advisor, Newsec Property Asset Management +358 40 706 8289
Helena Jyrkkä Advisor, Newsec Property Asset Management +358 44 541 2236