Odottavan aika on ollut pitkä

14.2.2022

Alla oleva kuva kiteyttää tämän hetken tunnelmat tietotyöläisen arjessa. Kaipaus kollegoita, yhteisiä kahvihetkiä ja satunnaisia kohtaamisia kohtaan on valtava. Odottavan aika on ollut pitkä, mutta tunnelin päässä on taas valoa. Valtakunnallinen etätyösuositus on päättymässä näillä näkymin helmikuun lopussa.

Monissa organisaatioissa toimistot ovat olleet normaalissa käytössä viimeksi maaliskuussa 2020, joten pitkän kaipauksen myötä myös odotukset paluusta toimistoille ovat kasvaneet, eikä niitä kannata nyt pettää. Mitä työntekijät sitten odottavat työympäristöltään ja minkälainen työympäristö tukee työntekemistä jatkossakin?

Kaiken keskiössä on organisaatio, sen arvot ja kulttuuri sekä niihin sitoutuneet ihmiset. Työympäristön pitää luoda tarkoituksenmukaiset puitteet sujuvaan työntekoon ja helppoon arkeen. Silloin se edesauttaa ihmisiä onnistumaan työssään, voimaan hyvin sekä sitoutumaan työyhteisöön. Tämä taasen luo vankan pohjan organisaation arvojen toteutumiselle, kulttuurin kukoistamiselle ja menestykselle.

Laatu korvaa määrän

Toimistoympäristöön pitää panostaa entistäkin enemmän. Pitkä odotus ja halu palata toimistolle ei tarkoita työntekijöiden vaatimustason laskua. Päinvastoin, nyt jos koskaan organisaatioiden tulee panostaa työympäristöön. Työntekijäkokemuksen toimistolla pitää olla parempi kuin se olisi kotona, jos halutaan houkutella ihmiset palaamaan sinne sen ensimmäisen ryntäyksenkin jälkeen.

Työnteon toimistolla pitää olla helppoa, sujuvaa ja tehokasta. Tiimien ja kollegoiden kohtaamiset pitää mahdollistaa, myös ne vapaamuotoiset ja satunnaiset, koska niitähän me olemme kaivanneet kohta kaksi vuotta. Samaan aikaan työympäristön pitää tarjota kotia parempi tuki monipuolisten työtehtävien tehokkaalle tekemiselle.

Laatuun panostaminen ei välttämättä vaadi yhtään enempää resursseja kuin aikaisemminkaan. Aika- ja paikkariippumaton työ johtaa siihen, ettei työpisteitä tarvita yhtä paljon kuin aikaisemmin. On hyvä myös muistaa, ettei aina tarkoituksenmukaisin varustus ole 160 cm leveä sähköpöytä kahdella isolla näytöllä ja viimeisen päälle säädettävällä tuolilla. Liikkuvassa tietotyössä monesti piipahtamisen mahdollistava paikka viihtyisässä loungessa riittää. Paikka, jossa voi laskea läppärin, juoda hyvän kahvin, hengähtää hetken ja ehkä vastata niihin kiireisimpiin sähköposteihin, toimii paljon paremmin. Organisaatioiden kannattaakin selvittää, miten omat ihmiset sekä tiimit työskentelevät toimistolla, ja panostaa resurssit oikeisiin asioihin. 

Tiimit ja yksilöt keskiössä

Vahvinkin organisaatio elää tiimien ja yksilöiden onnistumisista. Tiimityön tukeminen sekä tiimien ja yksilöiden tarpeiden ymmärtäminen on ensisijaisen tärkeää. On äärimmäisen tärkeää osallistaa tiimit ja yksilöt hybridityön muotoiluun, koska he tietävät parhaiten, miten työ kannattaa järjestää. Ylhäältä ei voida sanella yhtä tekemisen tapaa kaikille vaan ratkaisut on rakennettava erilaisten roolien ja tiimien tarpeisiin. Monipuolinen työympäristö tarjoaa tilaa yhteistyölle, keskittymiselle, puhelin- ja videopalavereille sekä äärimmäisen tärkeille palautumishetkille arjessa.

Mittaaminen ja datalla johtaminen

Samoin kuin kaikessa johtamisessa myös työympäristöjohtamisessa ja -kehittämissä mittaaminen ja tiedolla johtaminen ovat tätä päivää. Mittaamista voi ja kannattaa tehdä järjestelmällisesti ja tavoitteellisesti. Lukujen, käyttöasteiden ja kulujen lisäksi on tärkeää mitata sitä tärkeintä eli käyttäjien kokemusta tiloista. Näiden tietolähteiden hyödyntäminen päätöksenteossa tekee siitä läpinäkyvää ja auttaa ohjaamaan resurssit tehokkaimpaan käyttöön.

Lopuksi

Toivottavasti pitkä odotus on päättymässä ja pääsemme takaisin arkeen, jossa yksilö voi valita missä töitään tekee. Toimisto on työntekoon suunniteltu paikka, jolloin sen tulee tarjota helppoutta, sujuvuutta ja viihtyisyyttä työn tekemiseen. Pelkkä toimiston olemassaolo ei tee siitä houkuttelevaa. Työympäristöt pitää suunnitella ja toteuttaa tarkoituksenmukaisella laadulla, jotta se palvelee käyttäjiään optimaalisesti. Asiantunteva kumppani auttaa ymmärtää organisaation tarpeet, tavoitteet ja tavat tehdä töitä, jotta voidaan suunnitella työympäristö niitä palvelemaan.

Kirjoittaja

Ville Inkeri Head of Corporate Real Estate, Newsec Advisory in Finland +358 40 749 5021