Kun ohjelmistorobotiikka hoitaa ylimääräisen kliksuttelun, työntekijöillä jää aikaa ajattelua vaativiin töihin. Teknologiaa tarvitaan, sillä melko harva haluaa enää työkseen istua katsomassa, miten sivut latautuvat.
Jos olet kouluttautunut, hankkinut työkokemusta ja hakeutunut vakain aikein kiinteistöalalle, haluatko käyttää työaikaasi kopioimalla tietoja yhdestä sarakkeesta toiseen? Niinpä.
Muun muassa tästä syystä Newsecillä on otettu isoja harppauksia kohti ohjelmistorobotiikan mahdollisimman hyvää hyödyntämistä. Suuntaa näyttää Head of Innovation Lauri Pulkka.
– Ohjelmistorobotiikka on yksi teknologia, jota hyödynnetään liiketoiminnan prosessien automatisoinnissa. Automatisoinnilla pyritään saavuttamaan tehokkuutta, parempaa laatua sekä korkeampaa työntekijätyytyväisyyttä. Tavoitteena on vapauttaa aikaa kliksuttelusta lisäarvoa tuottavaan työhön, Lauri Pulkka taustoittaa.
Mutta miten ohjelmistorobotiikka sitten toimii käytännössä?
Hyvä esimerkki ovat autopaikkavaraukset. Niissä taloyhtiöissä, jossa robotiikka on käytössä, uusien varausten laskuttamisesta vastaa robotti. Aiemmin vuokranhallinnan työntekijän on täytynyt käydä hakemassa tiedot autopaikan varauksesta, lisätä ne asukkaan vuokrasopimukseen ja luoda uusi lasku. Kun työ on automatisoitu, tämä vaihe jää työntekijän pöydältä pois.
Yhden autopaikkavarauksen laskuttaminen käsin vie työntekijältä muutamia minuutteja. Kun otetaan huomioon kaikki Newsecin hallinnoimat kiinteistöt, näitä toimenpiteitä tulee kuukausitasolla satoja. Silloin puhutaan jo merkittävästä ajansäästöstä.
– Tiedon haussa ja tiedon viennissä robotiikasta on paljon apua. Helpottaa arkea, kun ei tarvitse miettiä, onko joku hakenut tiedon valmiiksi. Robotti tekee haun ja voimme luottaa siihen, että tiedot ovat ajan tasalla, ohjelmistorobottien ylläpidosta ja kehittämisestä vastaava digiprojektipäällikkö Joel Lintula toteaa.
Ohjelmistorobotiikkaa käytetään tällä hetkellä ennen kaikkea hallinnollisten tehtävien, taloushallinnon, vuokrahallinnon ja yhtiöhallinnon tehtävien hoitamiseen. Lähtökohtaisesti ohjelmistorobotiikka sopii kaikkiin prosesseihin, jotka noudattavat ennalta määritettyjä sääntöjä ja joissa tarvittava data on rakenteista.
– Nyt meillä on noin 20 automatisointia, erityisesti talous- ja vuokrahallinnossa. Suomessa toteutamme automatisointeja sekä omin voimin että yhdessä kumppanimme Starian kanssa. Yhteensä konsernissa on kahdeksan hengen ohjelmistorobotiikkatiimi ja myös automaatioiden määrä on vastaavasti paljon suurempi, Pulkka sanoo.
Ihan heti ei ole näköpiirissä, että roboteilta loppuisivat työt. Mutta eivät ne robottien takia lopu ihmisiltäkään.
– Tämä on hyväksi koettua, välittömästi arvoa tuova ja ihmisille aikaa vapauttava teknologia. Mutta se ei ole yhtäkään työnimikettä poistanut eikä kasvavassa yrityksessä vähennä henkilövuosiakaan. Aikaa pystytään kuitenkin nyt allokoimaan sinne, missä sitä oikeasti tarvitaan, Pulkka kiteyttää.
Lauri Pulkan näkemys on, että asiakkuudet ja työt, joissa ohjelmistorobotiikkaa voidaan hyödyntää, laajenevat jatkuvasti. Automatisaatio on myös yksi tapa tehdä Newsecistä houkuttelevampi työnantaja.
– Kiinteistöala voi olla konservatiivinen. Mutta on älytön ajatus, että me kilpailemme osaavista, motivoituneista työntekijöistä, jotka haluavat työskennellä kiinteistöalalla, jos heidän työaikansa sitten sulaa konemaisiin rutiinitehtäviin. Kukaan ei hae uuteen työpaikkaan päästäkseen katselemaan ruudulta, kuinka sivu latautuu.
Robotiikka ei kuitenkaan ole itsetarkoitus.
– Ennen kuin ohjelmistorobotiikan käyttöön siirrytään, pitää ensin ottaa tehot irti olemassaolevista järjestelmistä. Paras tilannehan olisi se, että järjestelmät ovat niin hyviä, ettei ohjelmistorobotiikkaa tarvita. Jos robottien määrä tästä paljon kasvaa, niiden ylläpito vie liikaa aikaa ja sitten ei Joel enää riitä, Pulkka naurahtaa.
Pulkka korostaa, että Newsecillä on paljon koulutettua ja osaavaa henkilöstöä, joka osaa myös vaatia tietojärjestelmiltä asioita. Niin kuin pitääkin.
– Yleensä se, että jokin osa työstä olisi mahdollista automatisoida, herättää kiinnostusta ja kysymyksiä riittää. Ykköstavoite on aina prosessien ja järjestelmien jatkuva kehittäminen. Kakkostavoite on tehdä ohjelmistorobotiikkaa nykyisten järjestelmien päälle.
Joel Lintula muistuttaa, että myös ohjelmistorobotiikkaan tulee jatkuvasti lisää älyä.
– Pari vuotta sitten robottiohjelmat olivat automatisointeja, joissa pienikin poikkeama sai järjestelmän niin sanotusti nostamaan kädet pystyyn. Nyt oppimiskykyä ja resilienssiä on jo selvästi enemmän.
Ohjelmistorobotiikan alalla myös palveluntarjoajia on markkinoilla jatkuvasti enemmän.
– On ihan mahdollista, että palveluntarjoajat erikoistuvat tietyille aloille ja jopa tiettyihin osa-alueisiin tehtäviin ratkaisuihin, kun teknologia itsessään monipuolistuu, Joel Lintula pohtii.
Sitä mukaa kun tuotteet kehittyvät, taika ohjelmistorobotiikan ympärillä alkaa myös haihtua.
– Robotiikan käytöllä ei ennen pitkää enää kerätä pisteitä, keskustelu kääntyy siihen suuntaan, mitä ohjelmistorobotiikan käytön vapauttamalla ajalla tehdään ja saadaan aikaan, ja mikä on sen vaikutus liiketoimintaamme, Lauri Pulkka toteaa.
Pulkka muistuttaa, että Newseciltä löytyy nykyään paitsi ohjelmistorobotiikan ylläpito- myös kehitysosaamista. Automatisointi on myös mahdollistanut kasvua.
– Newsecillä myös kasvuvauhti on ollut hurja. Oltaisiinko voitu kasvaa tällä vauhdilla, jos työtä ei olisi automatisoitu? Ehkä, mutta se olisi tarkoittanut paljon kovempia kasvukipuja.
– Tämä on hyvä teknologia jokaiselle kasvavalle yritykselle. Robotteja on paljon nopeampi rekrytoida kuin ihmisiä. Pienessä firmassa sillä ei ole väliä, koska rutiinitöiden määräkin on pieni, mutta kun kasvua alkaa tulla, tästä tulee myös liiketoiminnan näkökulmasta kannattavaa, Joel Lintula kuvailee.
Entä sitten jatkossa? Lauri Pulkan mukaan tarkoitus on pysyä jatkuvasti ajan hermolla, kun uusia ja arkea helpottavia teknologioita tulee markkinoille.
– Ei tyydytä siihen, mitä on, vaan tarkoitus on parantaa palveluita, prosesseja ja työntekijöiden arkea. Ja haluamme olla hereillä jatkossakin teknologioiden kehittymisen suhteen, Pulkka kiteyttää.