Paluu Tulevaisuuteen

17.11.2020

Digiloikka etätyöhön – vuorossa on hybridiloikka, joka yhdistää virtuaaliset ja fyysiset työtilat nostaen työntekijäkokemuksen entistä vahvemmin keskiöön.

Toimitilan myötä luotu työntekijäkokemus on yksi konkreettisimpia osoituksia siitä, miten yritykset arvostavat työntekijöitään. Työympäristön merkitystä henkilöstön hyvinvointiin ei saa eikä pidä vähätellä! Kilpailussa osaavasta henkilökunnasta päätös valita tai olla valitsematta työnantajaa voi perustua siihen, kuinka yrityskulttuuri näkyy sekä digitaalisessa että fyysisessä työympäristössä. Yhä enemmän vaikuttaa myös se, kuinka yrityksen panostus kestävään kehitykseen näkyy toimitiloissa.

Työntekijäkokemuksen pääelementit ovat kulttuuri, digitaalinen kokemus ja fyysinen kokemus. Työympäristön suunnittelussa on pitkään korostettu palvelumuotoilun merkitystä, jotta tarpeet ymmärretään ja toimitila voidaan suunnitella tukemaan käyttäjien tarpeita. Fyysisen ympäristön monitilakonseptin perusajatus on että, etätyön vapaudet ja elementit replikoidaan työpaikalle huomioiden sujuvan työnteon asettamat IT vaatimukset.

Tiloja suunnitellaan eri käyttötarpeisiin sekä työtehtäviin sopiviksi huomioiden yrityskulttuurin asettaman tahtotilan. Tilat voivat olla optimoitu keskittymistä vaativaan työhön, kollaboraatiota tukemaan, eri tyyppisiä neuvottelutiloja, ja henkilöstölle suunniteltuja hyvinvointitiloja sekä kahviloita/teehuoneita.

Vietämme työpaikalla ison osan elämästämme, joten investointi viihtyvyyteen on samanaikaisesti investointi henkilöstöön.

Hybridiloikka

Koronan myötä olemme todistaneet maailmanlaajuisesti kollektiivisen loikan etätyöhön ja monipaikkaisuuteen. Samoin korostuu teknologian ja digitaalisten palveluiden merkitys hajautettujen tiimien johtamisessa, eli ns. hybridimalli on rantautunut myös työympäristöön. Hybridistä puhutaan nyt paljon, työnteossa hybridi merkitsee konkreettisemmin hajautettujen tiimien tai yksilöiden läsnäoloa digitaalisessa ympäristössä (engl. Mixed Presence in Distributed Teams).

Tiloihin ja niiden suunnitteluun investoidaan merkittävä määrä rahaa. Luonnollinen tavoite on, että työympäristön synnyttämä työntekijäkokemus olisi paras mahdollinen. Tämä vaatii myös digitaalisen ympäristön huomioon ottamisen. Jotta investointi työntekijäkokemukseen saadaan maksimoitua, olisi tila myös syytä visualisoida käyttäjille, eli luodaan tilan digitaalinen kaksonen, johon käyttäjä pääsee käsiksi mobiililaitteellaan, tietokoneella, toimitilassa olevien näyttöjen kautta ja jatkossa hyödyntäen lisättyä- ja virtuaalista todellisuutta.

Tilan digitaalisessa kaksosessa pohjakuva mallinnetaan ja sensoreita hyödyntämällä osoitetaan tiloihin ja työpisteisiin liittyvä käyttötieto, kuten varattu/vapaa työpiste, milloin viimeksi käytetty, milloin seuraava varaus jne. Myös työntekijät voidaan tuoda "kartalle", jolloin kollegoiden löytäminen monitilaympäristössä helpottuu huomattavasti.

Tilan visualisoinnista on pelkästään hyötyjä, mm. tilan käytöstä kerättävän datan myötä, joka helpottaa esim. palveluyritysten työn ohjausta sekä tulevia tilasuunnittelun tarpeita sekä työntekijäkokemukseen liittyen, kun digitaalinen rajapinta avustaa tilan käytössä sekä konkretisoi näkyväksi yrityksen kulttuurin. Tilatietoa voidaan rikastaa loputtomiin, esim. pelastussuunnitelmat, lounaslistat, relevantti joukkoliikenneinfo, navigointi, huoltopyynnöt, toiveet jne. Myös kiinteistön omistajat voisivat luoda uusia liiketoimintamalleja hyödyntäen käyttödataa siirtyen tämän myötä myös ketterämpään ja käyttäjälähtöisempään toimintaan.

Digitaalinen ympäristö on jatkumoa ja peilikuva fyysiselle ympäristölle sekä olennainen osa työntekijäkokemusta.

Hajautettu työ – yhtenäinen työntekijäkokemus

Yritykset ovat panostaneet vuosia siilojen poistamiseen esittelemällä matalaan hierarkiaan perustuvia organisaatiorakenteita, ketterää kehitystä, organisaatiorajojen yli toimivia tiimejä, avoimuutta ajavaa kulttuuria jne. Koronapandemian aikana tapahtuneen pakotetun etätyön myötä aiemmin saavutettu avoimuus kärsii merkittävästi. Vaikka kollektiivinen digiloikka onnistui hämmästyttävän hyvin ja palvelut toimivatkin tarkoituksenmukaisesti, ei niitä ole alun perin suunniteltu totaaliseen käyttöön, vaan tukemaan meidän tarpeitamme monitilaympäristöissä ja hajautettujen tiimien kollaboraatiossa.

Kahvikeskustelujen ja spontaanien pikapalaverien sijaan loputtomat Teams-, Zoom-, Webex- kokoukset ja -tapahtumat ovat vallanneet olohuoneemme. Vaikka hyödynnämme digitaalisia palveluita etätyössä, olemme työtavoissamme ottaneet askeleita taaksepäin työn ja muun elämän tasapainottamisessa.


Sosiaalinen kanssakäyminen on valtavan tärkeässä roolissa työpaikalla, se on itse asiassa yksi suurimmista syistä miksi menemme toimisoille. Haluamme tavata ihmisiä ja vaihtaa ajatuksia, haluamme kollaboroida!

"Etäisyys ei voi olla este yrityksille jotka haluavat innovoida ja kilpailla liike-elämässä tänään."
David Woolf, Toimitusjohtaja, Steelcase Integrated Technologies

Tämä muodostuukin merkittävimmäksi tekijäksi tulevaisuuden työympäristöjen suunnittelussa. Työpaikka-hubit ja pienemmät satelliittitoimistot esimerkiksi yhteiskäyttötilojen muodossa luovat hajautetun työskentelyn saumattoman työntekijäkokemuksen paikasta riippumatta. Fyysisiin tiloihin luodaan digitaalista kollaboraatiota tukevia ympäristöjä, jotka toimivat hubeissa ja satelliiteissa, sisartiloina toisilleen, mahdollistaen hajautettujen tiimien yhtenäisen työntekijäkokemuksen. Hubit toimivat pääkonttoriroolissa fyysisinä kohtaamispaikkoina, joissa itse toimistoympäristö ei enää näyttele niin suurta roolia.

Jatkossa näemme virtuaalisuuden lisääntyvän työnteossa huomattavasti. Olemme jo todistaneet vuoden 2020 aikana täysin virtuaalisia tapahtumia. VR- ja AR- teknologioiden kehittyessä hologrammit tuovat uuden ulottuvuuden sosiaaliselle kanssakäymiselle ja tilakokonaisuus voidaan luoda täysin digitaaliseen ympäristöön. Toimitila tulee saamaan tämän myötä uuden ja skaalautuvan ulottuvuuden, joka ilmestyy käyttäjän luokse, missä hän onkaan ja silloin, kun hän niin päättää. Käyttäjälle muodostuu nykyistä suurempi vapaus, sillä digitaalinen kokemus on yhdistynyt saumattomasti fyysiseen kokemukseen ja rajapinta näiden välillä on olematon.

Olemme koronapandemian kiihdyttämänä, ottaneet ensimmäisen ja todella ison askeleen kohti "hybridimallia" omaksumalla tehokkaan nykytyökalujen käytön paikkariippumattomasti. Seuraavat askeleet tulemme ottamaan globaalin kriisin oppeja hyödyntäen, siirtyen operatiivisesta nopeudesta innovaation nopeuteen.

Ota yhteyttä

Patrik Etelävuori Digital Transformation & Innovation Lead, Property Asset Management, Newsec in Finland +358 50 341 1933