Turvallinen paluu toimistolle ja työympäristö koronan jälkeen

Taustaksi

Mennyt kevät on muuttanut maailmaa valtavasti emmekä usko, että kellään on varmaa tietoa muutosten pysyvyydestä.

Me Newsecillä olemme seuranneet tarkasti Covid 19 tilanteen etenemistä ja käyneet lukuisia keskusteluja niin yritysten, omistajien kuin rahoittajienkanssa. Lisäksi olemme olleet yhteydessä työhyvinvoinnin ammattilaisiin asian tiimoilta.

Olemme koostaneet turvalliseen toimisolle paluuseen liittyviä hyviä oivalluksia, pohtimisen arvoisia näkökulmia sekä hyviä lähteitä tutustuttavaksi.

Hyvää ja kesää sekä turvallista syksyä.

Tilannekatsaus
Suomen Koronatilanne vaikuttaa olevan saatu hallintaan kevään aktiivisten rajoitustoimenpiteiden ansiosta ja ihmisten kollektiivisen vastuullisen toiminnan mahdollistamana. Koronatartuntojen takia sairaalahoidossa olevien määrä kääntyi Suomessa laskuun huhtikuussa ja on jatkanut laskua touko- ja kesäkuun ajan.

 Koronaviruksen eteneminen Suomessa

Lähde: Helsingin Sanomat

Hallituksen etätyösuositus on tällä hetkellä voimassa elokuun alkuun saakka. Samaan aikaan valtaosa tietotyötä tekevistä yrityksistä otti etätyösuosituksen käyttöön maaliskuussa ja suositusta on jatkettu. Yhteiskunnan yhtäaikainen siirtyminen etätöihin onnistui isossa kuvassa yllättävän hyvin.

Vaikka valtiovallan esittämä etätyösuositus on voimassa, toukokuun aikana osa yrityksistä on aloittanut toimistojen avaamisen tai vähintäänkin avaamisen valmistelun ja suunnittelun. Vallitseva riski koronatartunnoista ja mahdollisesta epidemian toisesta aallosta on huomioitu erilaisilla poikkeusjärjestelyillä.

Turvallisen toimiston kulmakiviä

Turvallisen toimiston avaamisen osalta tärkeimpiä kulmakiviä ovat siisteys, hygieniasta huolehtiminen, riittävien etäisyyksien turvaaminen sekä selkeä ohjeistus. Alla hyviä linkkejä ja vinkkejä toteutukseen.

TTL Ohje siivoukseen
L&T:n vinkit siivoukseen

Osana turvallisuutta kannattaa suunnitella toimiston käyttö ja liikkuminen ennakkoon huomioiden toimiston kapasiteetti ja työn tekemisen tavat. Hyödynnettävissä olevan kapasiteetin arviointi on tärkeä miettiä myös muille kuin työpistealueille, jotta työskentely ja kohtaamiset ovat turvallisia myös kokous-, vetäytymis- ja taukotiloissa. Työympäristön käyttämisen lisäksi monet kalustetoimittajat ovat tuoneet erilaisia suojaa lisääviä pleksiratkaisuja markkinoille.

Turvasuunnitelma Kone Oyj
Elisa - Askelmerkit eri vaiheisiin
RAKLI:n hyviä käytäntöjä paluuseen

Näkökulmia työympäristöjen kehitykseen

Työympäristön kehittäminen on aina yhteistyötä koko henkilöstön kanssa, niin myös näissä poikkeusoloissa. yhdessä. Osallistamalla henkilöstön mukaan ideoimaan kehitystoimenpiteiden vaikuttavuus, osumatarkkuus ja niihin sitoutuminen kasvaa. Tärkeää on muistaa tehdä työympäristön kehitys yrityksen liiketoiminnan, kulttuurin ja arvojen pohjalta. On tunnistettava työn tekemisen tavat ja ymmärrettävä mitä ne vaativat työympäristöltä.

Moni miettii, muuttuuko toimiston funktio tulevaisuudessa etätyön tultua osaksi normaalia työarkea. Pohditaan, korostuuko toimiston rooli vain kohtauspaikkana vai onko se jatkossakin paikka, jossa valtaosa meistä pääosin työskentelee. En usko, että varmoja vastauksia on kenelläkään ja kehitys on varmasti yrityskohtaista. Yrityksissä on tärkeä pohtia sitä miten paljon ja mihin etätyökulttuuri tulee kehittymään. Mitä etätyökulttuurin muuttuminen tarkoittaa yrityksen työympäristölle lyhyellä ja pitkällä aikavälillä? Mitkä muutokset ovat koronatilanteesta aiheutuneita, mitkä pitkäaikaisia ja pysyviä?

Technopolis: Muistilista toimistolle paluusta
BBC- Pandemian jälkeinen toimistotyö

Monipaikkaisen työn johtaminen

Monipaikkaisen työn lisääntyessä esimiesten ja johtamisen roolit muuttuvat huomattavasti. Henkilöstöä ei enää tapaa enää yhtä usein satunnaisten kohtaamisten muodossa, jolloin kohtaamiset pitää toteuttaa tietoisesti. Samalla sosiaalisen etäisyyden kasvaessa yrityskulttuurin ja arvojen vahvuus testataan. Myös työntekijöiden hyvinvointiin vaikuttavat asiat ja hyvinvoinnin seuranta ovat muutoksessa.

Myös monipaikkaisen työn pelisääntöjen kehittämiseen kannattaa osallistaa henkilöstö. Yksi näkökulma on miettiä, toisiko henkilöstön jakaminen pienempiin ryhmiin tai toimistovuoroihin lisää turvaa ja vähentäisikö se mahdollisten tartuntaketjujen riskejä. Työympäristön monipaikkaistuessa digitaalisen työympäristön rooli ja tärkeys kasvavat. Digitaalisen työympäristön suunnittelu lähtee samoista lähtökohdista.

VTT: ajattelijoiden hyvinvointipaketti
Fortum ja avoin johtajuus
Elisa: työn eri kanavat

Aineistoa tutustuttavaksi

TTL - Koronaohjeistus
EK - Koronasivusto
https://enter2020.fi/
Kauppakamari - lisätietoa koronaviruksesta
L&T - Koronatietoa asiakkaille

RICS:n avoimia ohjeistuksia uudelleen avaamiseen

RICS - Koronaohjeita
RICS - toimitilojen uudelleen avaaminen
Rakli - hyviä käytäntöjä
Newsec - Kiinteistörahoitus korona-aikaan
Newsec - Miten korona-aika on vaikuttanut asuntomarkkinoihin

Me autamme mielellämme löytämään kullekin yritykselle parhaat ratkaisut ja toimintamallit.

Ota yhteyttä

Ville Inkeri Head of Corporate Real Estate, Newsec Advisory in Finland +358 40 749 5021