Vuokralaiskokemuksen merkitys korostuu toimitilamarkkinassa

Työn tekemisen murroksesta on puhuttu pitkään kauan ennen pandemiaa. Olemme kaikki kuulleet lausuttavan, ’tulevaisuudessa työtä tehdään mistä tahansa, milloin tahansa’.

Koronapandemia teki tästä ennustetusta murroksesta, tietotyön digiloikasta ja monipaikkaisuudesta realiteetin lopullisesti ja käytännössä yhdessä yössä. Tietotyön tekeminen on muuttunut pysyvästi paikka- ja aikariippumattomaksi. Tämän seuraamuksena kiinteistöalan toimijoita, omistajia ja loppukäyttäjiä pohdituttaa kuumeisesti perinteisten toimistojen ja toimitilojen tulevaisuuden merkitys sekä käyttötapa. Yhtä oikeaa vastausta ei löydy, mistä johtuen viime vuoden vuokralaismarkkinoiden trendi on pitkälti ollut epätietoisuus. Vuokralaiset ovat ensisijaisesti hakeneet tukea epätietoisuuden ratkaisemiseksi vuokranantajilta ja kiinteistö- sekä työympäristöalan asiantuntijoilta. Toimialan markkinakatsaukset* ovat myös tarjonneet näkemyksiä siitä, miltä yritykset ja tietotyöläiset arvioivat ’uuden työarjen’ koronan jälkeen näyttävän.

Tietotyöläisten arviot indikoivat laajamittaisesta muutoksesta itse tietotyön tekemisessä. Vaikutukset ovat merkittäviä ja ne ulottuvat myös toimitilamarkkinoihin.

Murros luo mahdollisuuksia

Pandemian myötä etätyö on tullut jäädäkseen. Laajamittainen etätyöskentely on mahdollistanut työ- ja vapaa-ajan uudenlaiseen yhdistämisen. Omaa aikaa ja arjen sujuvuutta arvostetaan. Samanaikaisesti lisääntynyt etätyö on kuitenkin korostanut yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen merkitystä. Kaipaamme niitä ja haluamme yhä myös toimistolle. Tulevaisuuden työyhteisö toimii tästä johtuen hybridisti – osa henkilöstöstä paikan päällä toimistolla, osa etänä valitsemallaan sijainnilla.

Työnantajien on tulevaisuudessa pystyttävä tukemaan laajemmin hybridiä tapaa tehdä työtä. Samalla heidän on tarjottava työntekijöilleen valinnanvapautta ja arkea helpottavia asioita. On jo nähtävissä, että tämän murroksen myötä yritysten ominais- ja erottautumistekijät nousevat keskiöön. Työntekijöille ja työtä hakeville yrityksen identiteetti sekä toimintatavat ovat tärkeitä, ja tästä johtuen hyvän työantajabrändin, työpaikkakulttuurin ja työntekijäkokemuksen luominen ovat tulevaisuuden menestyjäyrityksillä avainasioita. 

Vuokralais- ja käyttäjäkeskeisyys korostuvat

Käyttäjäläheisyys korostuu luonnollisesti toimitilamarkkinassa pandemian jälkeen ja uskon sen vaikuttavan vuokralaismarkkinaan vielä pitkään. Tämä muuttaa perinteisen vuokraus- ja manageeraustoiminnan tilakeskeistä fokusta aiempaa käyttäjäkeskeisemmäksi. Vaikutukset näkyvät jo mm. sopimusneuvotteluissa. Yritykset ovat haluttomia sitoutumaan suuriin neliömääriin ja pitkiin vuokrasopimuksiin. Sopimusrakenteisiin ja tilamääriin halutaan joustoa.

Vuokralais- ja käyttäjäkeskeisyys heijastuvat myös fyysisiin tiloihin ja toimitilapalveluihin. Joustavat tilat ja saumattomasti toimivat kiinteistön peruspalvelut kulkevat käsi kädessä, ja tulevaisuudessa vuokralaiset olettavat näiden olevan itsestäänselvyyksiä. Ne eivät silti yksin riitä takamaan tyytyväistä vuokralaista. Paukkuja pitää laittaa entistä enemmän käyttäjäkeskeisiin ratkaisuihin ja palveluihin. Tulevaisuuden toimitilan oletetaan tuntevan vuokralaisensa. Sen pitää olla paikka, jonne on turvallista ja mutkatonta tulla. Paikka, joka mahdollistaa sujuvan työnteon ja yhteydenpidon sekä kollegoihin että asiakkaisiin. Paikka, jossa viihdytään ja jossa yhteisöllisyys rakentuu.

Tenant Experiece -asiantuntijamme auttavat vuokralaisia kartoittamaan tilantarvettaan

Newsecillä vuokralaiskokemus ja käyttäjälähtöinen lähestyminen on Tenant experience -toiminnan kautta tuotu osaksi Newsecin ydinliiketoimintaa. Haluamme ymmärtää vuokralaisia ja tilan käyttäjiä entistä paremmin. Tämän avulla pystymme ennakoivasti tukemaan asiakkaitamme ajankohtaisten ongelmien ratkomisessa ja tulevaisuuden toimintaympäristöjen luomisessa.

Panostamme entistä käyttäjäkeskeisemmän vuokrasuhteen rakentamiseen mm. tarjoamalla asiantuntijapalvelua tilatarvettaan pohtivalle vuokralaiselle veloituksetta. Asiantuntijamme kartoittaa vuokralaisasiakkaan nykytilan ja hahmottaa tulevaisuuden tilatarvetta skenaariotyöpajan avulla. Lopputuloksena on konkreettinen selvitys vuokralaisyrityksen tulevan tilan suuntaviivoista ja tilatarpeesta. Selvitys toimii tilahakuohjeena vuokranantajille, jotka voivat tämän avulla tarjota vuokralaiselle aidosti sopivaa toimitilaa. Samalla selvitys tukee vuokralaisorganisaatiota päätöksen teossa ja ymmärtämään todellisen tilatarpeensa sekä mahdolliset lisämuutostarpeet.

Tulevaisuudessa mittaamme ja seuraamme vuokralaisten tyytyväisyyttä entistä systemaattisemmin manageeraamisamme toimitilakohteissa. Vuosittain käytävien vuokralaiskeskusteluiden lisäksi sisällytämme palveluumme geneerisen vuokralaiskyselyn, jonka kautta pystymme kehittämään kiinteistö- ja käyttäjäpalveluita sekä tuottamaan luotettavaa dataa niin omistaja- kuin vuokralaisasiakkaillemme. Uskomme tämän tyyppisten ennakoivien toimenpiteiden tukevan vuokralaista ja omistajaa sekä samalla nostavan vuokralaistyytyväisyyttä.

Vuokralaiskokemukselle strategiset tavoitteet

Omistaja-asiakkaitamme pystymme tukemaan vuokralaiskokemusstrategian laatimisessa ja -prosessin muodostamisessa. Strategia sisältää viitekehyksen kokonaisportfolion tavoitellusta vuokralaiskokemustasosta, toimenpiteistä, seurantamenetelmistä ja mittareista. Viitekehyksen pohjalta syvennämme strategiaa eri kohdekokonaisuuksiin, esimerkiksi toimisto- ja Business Park kohteisiin. Kohdekokonaisuuksittain analysoidaan potentiaaliset vuokralais-/kohdeprofiilit, suunnitellaan vuokralaiskokemuksen elinkaari ja tunnistetaan sen eri kokemuspisteet. Näiden pohjalta rakennetaan vuokralaiskokemusprosessi, jonka avulla varmistetaan, että elinkaarta seurataan systemaattisesti ja kokemusta johdetaan johdonmukaisesti.

Vuokralaiskokemusasiantuntijamme tukevat omistaja-asiakkaitamme viimeisimpien käyttäjä- ja työympäristötrendien hyödyntämisessä, mm. kehittämällä ja konseptoimalla vuokralaisille sekä tilojen käyttäjille suunnattuja palvelu- ja tilakokonaisuuksia. Olemme havainneet, että tarkemmin kohdistetut ja paketoidut ratkaisut auttavat vuokralaista päätöksen teossa. Harkittujen konseptoitujen kokonaisuuksien avulla toimitilakohteet pystyvät myös ketterämmin mukautumaan vuokralaisten nopeastikin muuttuviin tarpeisiin.

Uskon, että koemme lähivuosina toimitilojen ’uuden aikakauden’, jossa termit ’toimisto’ ja ’toimitila’ saavat uudenlaisen merkityksen. Ensimmäinen askel kohti tätä ’uutta aikakautta’ tulee toivon mukaan pandemian rauhoituttua, kun pystymme käynnistämään turvallisen paluun toimistolle ja siirtymään hybridityöskentelymalliin. Hybridityön mahdollistaminen vaatii yrityksiltä jatkuvaa seurantaa ja mukautumista. Sama koskee toimitiloja ja vuokralaiskokemusta.

*Muun muassa: Newsec kiinteistömarkkinakatsaus, kevät 2021, Leesman, Workplace 2021: Appraising future-readiness)

Lisätietoja:
Adriana Ståhlberg-Bruun
Tenant Experience Lead, Newsec Property Asset Management in Finland
Puhelin 050 4611166 
 

Adriana Ståhlberg-Bruun