Tietosuojaseloste

asuntovuokraus

Tietosuojaseloste / asuntovuokraus

1. Rekisterinpitäjä

Nimi:                          Newsec Property Asset Management Finland Oy

Osoite:                      Mannerheiminaukio 1 A

                                    00100 Helsinki

Puhelin:                     +358 207 420 400

Sähköposti:              asunnot@newsec.fi 

Yhteyshenkilö:        Risto Mustaniemi

 

2. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterissä käsitellään asuntovuokrahakemuksissa rekisterinpitäjälle annettuja henkilötietoja ml. hakijan ja kanssahakijan (”Rekisteröity”) henkilötietoja. Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen asuntohakemustietojen ajantasainen hallinta asuntovuokrausprosessin aikana sekä mahdolliset asukastyytyväisyyskyselyt vuokrasuhteen aikana.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröityjen suostumukseen ja, jos asuntohakemus etenee vuokrasopimusneuvotteluihin, vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen ja/tai oikeutettujen etujen toteuttamiseen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Rekisteröityjen sekä heidän mahdollisten kanssavuokralaisten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita vuokrasuhteeseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

Perustiedot, kuten

  • etunimet ja sukunimi
  • henkilötunnus
  • siviilisääty
  • yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

Muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten

  • hakijan tulot ja varallisuus
  • työnantaja ja työsuhteen kesto
  • asukastyytyväisyyskyselyiden vastaukset
  • PEP-status (politically exposed person)
  • mahdollinen tieto hakijaan kohdistuvista kansainvälisistä pakotteista

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään asuntohakemuksessa ja mahdollisesti asukastyytyväisyyslomakkeella. Tietoja voidaan kerätä myös palveluja tarjoavilta yrityksiltä, kuten luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä vain niin kauan, kun käsittelylle on tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Manuaalista aineistoa ei ole.

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Rekisterinpitäjä luovuttaa Rekisteröityjen henkilötunnukset Suomen Asiakastieto Oy:lle luottotietojen tarkistamista varten. Kaikkien täysi-ikäisten asukkaiden luottotiedot tarkistetaan ennen vuokrasopimuksen solmimista. Henkilötietoja voidaan luovuttaa EU:n pakotelistatarkistuksiin. Tietojen luovutus näihin tarkoituksiin ei ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa. Rekisterinpitäjä luovuttaa asukastyytyväisyyskyselyiden vastaukset Rekisteröidyn vuokranantajalle. Tietoja voidaan luovuttaa myös esim. rakentajalle ja lukkoliikkeelle asiakkaan muuttovalmisteluiden järjestämiseksi tai huoltotoimenpiteiden suorittamiseksi huoneistoissa.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteristä ei luovuteta tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista ja mahdollisten asukastyytyväisyyskyselyiden osalta ellei Rekisterinpitäjän vuokranantaja ole Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella sijaitseva yhtiö.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua;
  • vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista; ja
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, eikä sille ole muuta perustetta.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 11.3.2021.