Newsecin toimitilat mahdollistavat yhteisöllisyyden kehittymisen

Kolmiosainen artikkelisarjamme syventyy ESG:n eri osa-alueisiin, ja kuvaa matkaamme työympäristökehittämisen ja ESG-periaatteiden polulla. 

Ensimmäisenä keskityimme ympäristövastuun, E=Environmental, teemoihin ja käsittelimme työympäristön muutosprosessia ja sen taustoja yleisellä tasolla. ESG-näkökulmia Newsecin omasta uudistetusta työympäristöstä

Toinen kirjoituksemme avaa tilojen yhteisöllisiä, S= Social, näkökulmia. Ääneen pääsevät tilankäyttäjät ja projektiryhmäläiset eli newsecläiset, jotka jakavat kokemuksiaan päivittäisestä työarjestaan Roihun toimistollamme.

Tilaprojektiamme ohjasi yhteisöllisyyttä ja hyvinvointia tukevat tavoitteet 

Newsecin uusien tilojen suunnittelussa avaintavoitteeksi muodostui vuorovaikutuksen ja yhteisöllisyyden lisääminen. Uusi toimisto Helsingin Ruoholahdessa on suunniteltu ihmiset edellä, ja tähän osa-alueeseen asetimme korkeat tavoitteet.

Halusimme tarjota työntekijöillemme tilat, jotka innostavat tulemaan toimistolle, ja vastaavat kaikkiin työn tekemisen tarpeisiin. Tilojen haluttiin mahdollistavan niin päivittäisen työnteon kuin spontaanin vuorovaikutuksen ja yhdessäolon kollegoiden kanssa. Toiminnallisen suunnittelun osa-alue vaati runsaasti aikaa, tutkimusta ja käyttäjien aitoa osallistamista.

Projektin sosiaaliset päätavoitteet:

• Yhteisöllisyyden ja kohtaamisten lisääminen – olemme yksi Newsec (One Newsec)
• Henkilöstön hyvinvoinnin ja työkulttuurin parantaminen
• Asiakkaiden ja muiden vieraiden ja huomioiminen
• Tasa-arvoiset tilat kaikille.

Henkilöstön tyytyväisyys tiloihin on kasvanut uuteen toimistoon muuton jälkeen huomattavasti.Teettämässämme laajassa henkilöstökyselyssä tyytyväisyys omiin toimitiloihin kasvoi vuoden aikana 28 % (2023–2024). Yrityksemme tilat tarjoavat hyvän työympäristön 60 % > 88 %.

Henkilöstöjohtajamme Maria Hämäläinen kuvailee tilamuutoksen onnistumista seuraavasti:

“Viimeisimmän henkilöstötyytyväisyyskyselyn mukaan tyytyväisyys toimitilaan on loistavalla tasolla sen ollessa 4,3 asteikolla 1–5:een. Verrattuna aiempaan näemme nyt enemmän toisiamme, voimme järjestää omissa tiloissa yhteisiä tilaisuuksia, ja erilaisia tiloja erilaisiin tarpeisiin on runsaasti. Etenkin Lounge on yksi parhaista tiloista koko toimistossa. Tila varmistaa kulttuurimme mukaisia kohtaamisia, ja antaa hyvät puitteet kahvitauoille kollegoiden kesken. Kahvikoneen äärellä, kun on monesti ne parhaat jutut. Myös kaksi isompaa tiimityötilaamme vahvistavat mainiosti tiimien toimistopäiviä.”

Newsec Lounge – toimistomme sydän

Tilamme sijaitsevat kiinteistön toisessa ja kolmannessa kerroksessa. Projektin alusta asti oli selvää, että haluamme luoda toimistomme keskeisimmälle paikalle suuren loungetilan, joka toimii toimistomme sydämenä.

Toiseen kerrokseen noustaan kiinteistön vastaanotosta valoisia ja avonaisia portaita pitkin, joiden yläpäästä avautuu näkymä ja kulku suureen aulaamme eli noin 350-neliöiseen Newsec Loungeen. Toteutimme loungeen myös uudet sisäportaat, jotka yhdistävät 2. ja 3. kerroksen sujuvasti yhdeksi kokonaisuudeksi.
Loungen monipuoliset käyttömahdollisuudet ja erinomainen toimivuus erilaisten tilaisuuksien pitopaikkana ovat olleet ehdottomia plussia, joita uusi työympäristömme on meille tarjonnut. Loungen sijainti, varustelu (toimistomme parhaat kahvikoneet!) ja sisustus kannustavat henkilöstöämme luontevasti työpäivän aikaisiin kohtaamisiin.

Lounge toimii lounas- ja taukotilana sekä rennompana työtilana, ja taipuu tilaratkaisultaan joustavasti erikokoisten tapahtumien toteuttamiseen, tarvittaessa jopa 300 hengen lyhytaikaisiin tilaisuuksiin. Alueella on monenlaisia istumapaikkoja sohvakalusteista työntekoa tukeviin istuinryhmiin.

Useat newsecläiset, ja erityisesti johtoryhmäläiset, ovat ottaneet tilan lähes päivittäisiksi työpisteikseen. Tämä kuvastaa yrityksemme arvoja ja toimintamallia sen parhaassa merkityksessä – johto on läsnä päivittäisessä arjessamme ja erittäin helposti tavoitettavissa.

Työskentelimme aiemmin neljässä erillisessä kerroksessa, joten uusi tilakokemus oli muutettaessa positiivisen häkeltynyt. Useita vuosia Newsecillä työskennelleet kollegat kohtasivat toisiaan ensimmäistä kertaa ja tuntui, että saimme kaikki kertaheitolla satoja uusia kollegoita.

Tilojen annettiin muotoutua intuitiivisesti

Suunnitteluvaiheessa yksi tärkein linjattava aihealue oli työpisteiden riittävyys ja mahdollisten tiimikotipesien määrittely. Tiedossamme oli, että työpisteiden maksimimäärä tulee olemaan 200 perinteistä työpistettä lähes 450:aa pääkaupunkiseudulla työskentelevää tilankäyttäjää kohden.

Teimme rohkean linjauksen, että kaikki tilat ovat kaikkien käytettävissä. Tilat ja työpisteet ovat tasa-arvoisia keskenään myös varustukseltaan ja jokainen saa valita työpisteensä itse. Kaikilla on yhtäläinen oikeus tilavarauksiin ja oikeus kutsua yhteistyökumppaneita tai asiakkaita vierailulle.

Tiimialueita ja kotipesiä ei määritelty erikseen, mikä poikkeaa aiemmasta toimintamallistamme työskennellessämme Helsingin Postitalolla. Luotimme, että niin yksittäiset työntekijät kuin tiimit löytävät paikkansa ja käsillä oleva työtehtävä auttaa ohjaamaan työtilan valinnassa. Tämä tuki sitä tosiasiaa, että työpisteet ja tilat tulevat riittämään paremmin.

Tiimeillä ja yksilöillä on runsaasti omaa päätösvaltaa muotoilla oma työntekemisen tapansa – mikä tukee selkeästi hyvinvointia ja toimistolla viihtymistä. Kesäkuussa 2025 tulee täyteen kaksi vuotta Ruoholahden Roihussa ja henkilöstö on löytänyt omat parhaat käytänteensä tilojen käytössä. Osa vaihtaa aktiivisesti paikkaa ja osa hakeutuu päivittäin samalle alueelle, koska oma tiimi on sijoittunut sinne. Kotipesien määrityksen tarve nousee aika-ajoin keskusteluissa ja kyselyissä esiin, mutta toistaiseksi linjaus vapaasta tilojen käytöstä tuntuu sopivalta.

Arvoa asiakkaille ja sidosryhmille

Yksi tilaprojektimme päätavoitteista oli mahdollistaa tilaisuuksien järjestäminen myös asiakkaille ja sidosryhmille. Arviomme siitä, kuinka paljon tällaisia tapahtumia tiloissamme tultaisiin järjestämään, on ylittänyt odotuksemme.

Erillisen vierailijoiden neuvottelualueen lisäksi Newsec Loungen yhteyteen on toteutettu 40 hengen kabinettitila, joka on osoittautunut onnistuneeksi ratkaisuksi, ja siellä järjestetään päivittäin monenlaisia sisäisiä- ja ulkoisia asiakastilaisuuksia. Kabinettitilaa paljon hyödyntävä Client Director Minna Kuusisto kuvailee tilan muokkautuvan täydellisesti erilaisiin tarkoituksiin.

“Olemme pitäneet kabinetissa mm. asiakkuustiimimme sisäisiä kvartaalipalavereita sekä afterwork-tilaisuuksia. Tila on mukavan rento ja sinne mahtuu koko Roihussa työskentelevä tiimimme. Koska kabinettitilan voi halutessaan erottaa isommasta Lounge-alueesta, toimivat nämä kaksi tilaa erinomaisesti asiakastilaisuuksissa, joissa pidetään niin infoja kuin työpajoja. Lisäksi Loungen puolelle on helppo järjestää buffet-tarjoilu alakerran ravintolasta”, Kuusisto kertoo.

“Kabinettia on hyödynnetty myös henkilöstön hyvinvointia tukeviin Hengähdyshetkiä-harjoituksiin, jolloin tilan kalustus vaihtuu joogamatoiksi. Ilman tätä tilaa moni kiva tapahtuma olisi jäänyt pitämättä tai tila olisi pitänyt vuokrata muualta. Nyt kynnys on matala yhteisten tilaisuuksien järjestämiselle ja mukaville kohtaamisille niin oman porukan kuin asiakkaiden kesken”, Minna jatkaa.

Tilat ovat helposti muunneltavissa tarpeiden muuttuessa

Toimistollamme on runsaasti erilaisia tilaratkaisuja erilaisiin työnteon tarpeisiin. Hybridityötä tukemaan toteutimme runsaasti erikokoisia neuvottelu- ja vetäytymistiloja, joissa kaikissa AV-tekniikka on helppokäyttöistä.

Toimistomme päivittäinen keskimääräinen käyttäjämäärä vaihtelee 150–200 välillä ja erilaisia vetäytymistiloja on 45. Halusimme varmistaa, että kaikentyyppisen työn tekeminen onnistuu toimistolla, eikä etätyöhön tarvitse jäädä ainakaan Teams- tai muiden tilojen riittämättömyyden vuoksi.

Käyttökokemuksen perusteella olemme tehneet myös ripeitä tilankäyttömuutoksia. Vähäisen käytön vuoksi muutimme mm. 20 hengen hiljaisen työskentelyn tilan erikseen varattavaksi tiimi- ja projektitilaksi. Tilamuutos onnistui vaivatta pienillä kalustemuutoksilla ja nyt tila on aktiivisessa käytössä ja yksi suosituimmista tiloistamme.

Ilman ihmisiä tiloilla ei ole merkitystä

Tilojen tulee ensisijaisesti olla käyttäjiensä arkea palveleva kokonaisuus, ja niiden tulee tukea yhteisöllisyyden kehittymistä ja mahdollistaa työnteolle optimaaliset olosuhteet pitkäjänteisesti. Uskomme, että tilojen havainnoinnilla, säännöllisillä käyttäjäkyselyillä ja nopealla reagoinnilla tavoitamme entistäkin paremmin käyttäjien aidot tarpeet.

Newsecin muutosjohtamisen asiantuntija Susanna Pietarinen kuvaa projektimme osallistamisprosessia seuraavasti:

”Projektin tavoitteena oli luoda meille newsecläisille mahdollisimman toimiva ja vetovoimainen työympäristö. Pyrimme tekemään osallistumisesta mahdollisimman helppoa. Työympäristöprojektimme aikana henkilöstö osallistettiin työympäristön ja sen toimintatapojen muovautumiseen. Järjestimme mm. alkuvaiheen ja käytönjälkeiset laajat työympäristökyselyt sekä pop-up työpajoja eri teemoista. Viestimme aktiivisesti ja keskitetysti sisäisellä somekanavalla ja valitsimme kokemusagentteja henkilöstömme joukosta. Jälkiarviointikyselyn tulokset lämmittivät mieltä ja kertoivat meidän onnistuneen työympäristövisiomme toteutuksessa – työympäristömme sai kollegoilta upeat neljä tähteä!”, iloitsee Pietarinen.

Voimme ilolla todeta, että onnistuimme toteuttamaan itsellemme Newsecin ydinarvon, Passion for Colleagues and Clients, mukaiset tilat.

Seuraava blogimme käsittelee projektimme hallintotapaa ja vastuullisen liiketoiminnan tavoitteiden täyttymisen, G=Governance, näkökulmaa.