Korkealaatuinen hallintotapa ja projektinjohto hankkeemme ytimessä

Kolmiosainen blogisarjamme kuvaa Newsecin matkaa työympäristökehittämisen ja ESG-periaatteiden polulla. Blogeissa syvennymme ESG:n eri osa-alueisiin.

Ensimmäinen kirjoitus (ESG-näkökulmia Newsecin omasta uudistetusta työympäristöstä) keskittyi ympäristövastuun (E=Environmental) teemoihin ja käsitteli työympäristön muutosprosessia ja sen taustoja yleisellä tasolla. Toinen kirjoituksemme (Newsecin toimitilat mahdollistavat yhteisöllisyyden kehittymisen) avasi tilojemme yhteisöllisiä (S= Social) näkökulmia ja kokemuksia.

Kolmannessa ja viimeisessä osassa käsittelemme projektimme hallintotapaa ja vastuullisen liiketoiminnan tavoitteiden täyttymisen (G=Governance) näkökulmaa. Koemme tämän näkökulman olevan tärkein ja ensimmäiseksi määriteltävä kokonaisuus, jotta projektilla on selkeät tavoitteet ja mahdollisuudet onnistua.

Työympäristön muutosprosessi toteutettiin suunnitelmallisesti ja hallitusti alkaen tarvemäärityksellä ja tulevaisuuden työtapojen ymmärtämisellä. Kattavasti tehdyn tarveselvitysvaiheen ja johdon tavoitteiden määrityksen jälkeen toimitilavaihtoehdot kilpailutettiin tehokkaasti. Vuokrasopimusneuvotteluissa varmistimme Newsecin tavoitteiden mukaiset sopimusehdot niin taloudellisesti kuin laadullisesti. Projektin toteutusvaiheessa ammattitaitoinen projektijohto varmisti hankkeen toteutumisen aikataulussa ja tavoitebudjetissa. Asiantuntijaosaaminen ammennettiin Newsecin omista osaajista Corporate Real Estate ja Concept & Design tiimeistä unohtamatta IT-, HR- ja viestintätiimien tärkeää roolia läpi projektin.

Newsec Experience – tarpeiden ymmärtäminen on onnistumisen avain

Tarvemääritys käynnistettiin kevättalvella 2021, eli hyvissä ajoin ennen varsinaista muuttoa (6/2023). Ennakointi ja riittävä aika tarvemääritykselle on äärimmäisen tärkeää ja sen merkitys korostuu, mitä suuremmista toimitilaprojekteista on kyse.

Toimitusjohtajamme Anna-Liisa Sarasoja kuvailee tarvemäärityksen toteuttamista seuraavasti:

”Tarvemääritykseen osallistui koko Newsecin henkilökunta monin eri tavoin. Toteutimme laajan työympäristökyselyn ja useita työpajoja eri käyttäjäryhmille. Näitä olivat muun muassa ylimmän johdon visiotyöpaja, liiketoimintavetäjien konseptityöpajat sekä kaikille avoimet pop-up työpajat.

Johtoryhmän kesken asetimme hankkeelle kunnianhimoiset, mutta samalla realistiset ja kokonaistaloudelliset tavoitteet. Uuden toimiston toimitilakustannusten tavoiteltiin pysyvän samalla tasolla, mutta laatutasoa ja henkilöstön hyvinvointia haluttiin parantaa merkittävästi.”

Projektin hallinnolliset (Governance) tavoitteet :

• Tilojen kokonaistaloudellisuus ja liiketoiminnan tarpeiden tukeminen
• Sujuvaa työntekoa ja helppoa arkea kaikille, viihtyisästi
• Selkeä projektinhallinta ja -vastuunjako luottaen omaan osaamiseen
• Avoin viestintä ja läpinäkyvä raportointi läpi projektin
• Vahva eettinen toimintatapa ja tasa-arvoinen kilpailutusjärjestelmä
• ESG – periaatteiden noudattaminen ja kestävän kehityksen edistäminen

Tehokkaalla ja ammattitaitoisella vuokralaisedustuksella parhaat tilaratkaisut ja ehdot

Newsecin asiantunteva ja kokenut vuokralaisedustustiimi vastasi tarvemäärityksen mukaisten tilavaihtoehtojen kartoittamisesta pääkaupunkiseudun toimistomarkkinoilla. Newsec vuokralaisena kiinnosti ja kartoitusvaiheessa tilavaihtoehtoja kertyi yli 60 kappaletta. Hyvin toteutetun tarvemäärityksen perusteella kohdelistan karsinta oli selkeää ja läpinäkyvää, kunnes jäljellä oli kourallinen erittäin potentiaalisia vaihtoehtoja.

Kilpailutusvaiheessa määritimme tarkat tavoitteet vuokrasopimuksen kaupallisille ja laadullisille elementeille, joiden perusteella kärkikandidaatit kilpailutettiin ja lopulliset valinnat tehtiin. Osana kohdevertailua laadimme saavutettavuusanalyysin henkilöstömme matka-ajoista sekä liikenteen päästöistä työmatkojen näkökulmasta.

Lopullisen valinnan teimme Genestan omistamaan Ruoholahden Roihuun. Kohde erottautui edukseen saavutettavuuden, pohjien toimivuuden, kokonaistaloudellisuuden sekä kiinteistön tarjoamien poikkeuksellisen laadukkaiden hyvinvointipalveluiden ansiosta. Lisäksi tässä vanhassa Kemiran pääkonttorissa oli mittava peruskorjaus käynnissä, joten pääsimme suunnittelemaan omanlaisen toimistoympäristön melko vapaasti tilojen ollessa vielä raakapinnoilla.

Liiketoiminnan kehitysjohtajamme Risto Mustaniemi kertoo työympäristöprojektistamme:

"Työympäristöprojektissa vastuullisuus tarkoittaa meille myös kokonaistaloudellisuutta. Esimerkiksi hyvä sijainti julkisen liikenteen äärellä johti merkittävään säästöön: pysäköintikulut pienenivät 70 000 eurolla vuodessa edelliseen toimistoratkaisuun verrattuna, kun puhtaaseen työmatkailuun ei enää tarjottu autopaikkoja. Tällaiset piilokustannukset voivat jäädä huomaamatta, ellei niitä rohkeasti haasteta Mutta kun linja koskee koko organisaatiota johdosta alkaen, se otetaan myös hyvin vastaan. Tämä on hyvä esimerkki siitä, kuinka tilaratkaisun yhteydessä voidaan suunnata resursseja kestävämmän liikkumisen tukemiseen, kuten työsuhdepyöriin.”

Ammattimainen projektinjohto ja ripeä päätöksenteko varmisti hankkeen sujuvuuden

Kuten missä tahansa työtehtävässä, luottamus ja selkeä vastuunjako mahdollistavat onnistuneen lopputuloksen ja joustavan projektinaikaisen toiminnan. Halusimme varmistaa, että työympäristöprojektimme vastaavalla projektipäälliköllä oli käytettävissään tarpeeksi tietoa, työvälineitä, johdon luottamus ja riittävästi omaa päätösvaltaa mahdollistamaan projektin sujuva läpivienti.

”Toteutusta edeltävät vaiheet; tavoitteiden määrittely, henkilöstön tarvekartoitus ja tilakonsepti oli toteutettu niin ammattitaitoisesti ja kattavasti, että projektipäällikkönä minun oli helppo keskittyä viemään projekti näiden suuntaviivojen mukaisesti tavoitteisiin. Kun perusta on kunnossa, on projektinjohdon sujuvaa priorisoida oikeita asioita niin jokapäiväisessä päätöksenteossa kuin isoissa linjoissa, jotta tavoitteiden saavuttamisessa, aikataulussa ja budjetissa pysytään.

Projektipäällikkönä tehtäväni oli kysyä miksi, ja ratkaista miten - avoin vuoropuhelu henkilöstön sekä johdon suuntaan projektin aikana palveli tätä merkittävällä tavalla. Meitä kaikkia motivoi oman upean toimistomme kehittäminen, mutta aivan samalla uteliaisuudella, määrätietoisuudella ja intohimolla teemme päivittäin töitä asiakkaittemme työympäristöjen ja liiketoiminnan eteen,” summaa tilamuutoshankkeen projektipäällikkö Riikka Haakana Newsecistä.

Newsecin oma kilpailutusjärjestelmä takasi kilpailutuksen tasapuolisuuden ja laadun. Sen avulla varmistimme, että kaikki projektin päätökset ja toimenpiteet toteutettiin korkeiden eettisten standardien mukaisesti.

Säännöllinen viestintä ja raportointi varmistivat sitoutumisen

Päätökset ja keskeiset linjaukset tehtiin säännöllisesti kokoontuneessa projektin ohjausryhmässä. Päätettävät asiat valmisteltiin projektiryhmässä, jonka ytimessä olivat Newsecin projektipäällikön johdolla tila- ja sisustussuunnittelu, IT & AV ratkaisut, HR, viestintä sekä mm. henkilöstön edustajista koostuva muutosagenttiryhmä. Hankkeen etenemisestä tiedotettiin läpinäkyvästi läpi projektin koko henkilöstölle avoimessa tiedotuskanavassa.

Lopputuloksena Newsecin näköinen ja palkittu vastuullinen työympäristö

Newsec PAMin Roihun työympäristö voitti vuonna 2024 Raklin vastuullisimman työympäristön kategorian. Tuomaristo arvosti ennen kaikkea projektin moniulotteisuutta ja kaikkien ESG-näkökulmien huomioimista.

Työympäristöprojektimme osoittaa, että ympäristön ja vastuullisuuden huomioiminen työympäristön rakentamisessa ei poissulje sitä, että se voidaan toteuttaa myös taloudellisesti järkevästi. Lopputulos tukee ennen kaikkea Newsec PAM:n henkilöstön hyvinvointia sekä yrityksen liiketoimintaa.​

Olemme erityisen iloisia siitä, että voimme jakaa kokemuksiamme ja tietoa korkeista vastuullisuusstandardeista ja onnistuneesta toimitilahankkeestamme myös asiakkaillemme. Olemme kuluvana keväänä lanseeranneet raportointityökalu Enveron ja 3-tasoisen ESG-periaatteiden mukaisen, konkreettisiin toimenpiteisiin keskittyvän tilasuunnittelumallin.