Case Knowit: Työympäristön kehitys ja suunnittelu, kokonaisprojektin johtaminen ja muutosjohtaminen

Knowitin vanha Helsingin toimisto toimi yrityskauppojen myötä useammassa eri osoitteessa ja tilat olivat käymässä ahtaiksi. Lisäksi työn murroksen ja muuttuneiden työtapojen myötä vanhoilla toimistoilla toiminnallisuus ei kaikilta osin vastannut Knowitin tarpeita. Kaikki liiketoiminnot haluttiin nyt saattaa yhteen ja samalla tehostaa toimintaa ja yhteistyötä niiden välillä.

"Fyysiset tilat olivat käyneet kovin ahtaiksi, kun olemme konsernin strategian mukaisesti kasvaneet merkittävästi ja lisäksi onnistuneet rekrytoinneissa. Uuden toimiston haluttiin ennen kaikkea tukevan tarvetta nähdä työkavereita ja tarjota tilaa tehdä töitä yhdessä parhaalla mahdollisella tavalla", kertoo Knowit Solutionsin toimitusjohtaja Tapio Koivisto.

Uuden työympäristön haluttiin tukevan yhteisen yrityskulttuurin luomista sekä yhteistyön ja innovaatiokulttuurin toteutumista. Lisäksi haluttiin kiinnittää erityistä huomiota hybridityön tekemiseen sekä työntekijäkokemukseen ja hyvinvointiin.

Newsecin erityisosaaminen työympäristöhankkeen kokonaisuuden hallinnasta ja työympäristön toiminallisuudesta vakuutti Knowitin ja Knowit valitsi Newsecin kumppaniksi työympäristön konseptointiin, tila- ja sisustussuunnitteluun, projektinjohtoon sekä muutosjohtamiseen. Newsecin tehtävänä oli viedä projektikokonaisuus maaliin aikataulussa tavoitteet täyttäen.

Työympäristöhanke toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Newsecin työryhmän ja Knowitin projektiryhmän kanssa. Newsecin työympäristökehitystiimi aloitti kehitystyön Knowitin avainhenkilöiden kanssa luomalla vision uudelle työympäristölle. Työympäristövisio kiteytettiin kolmeen avainsanaan: functional, inspiring ja sustainable.

"Knowitin kanssa laadittu työympäristövisio ohjasi hanketta ja päätöksentekoa koko projektin ajan. Erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja tutkittiin ja pohdittiin tavoitteisiin peilaten useaan otteeseen matkan aikana. Knowitin johto oli sitoutunut tavoitteisiin ja projektiryhmä oli erittäin motivoitunut yhteisen toimistoympäristön kehittämiseen. Hankkeessa oli vahva ja innostunut yhdessä tekemisen henki”, kuvailee työympäristöhankkeesta vastannut Newsecin projektipäällikkö Nina Mäkihannu.

”Heti alusta asti kävi selväksi, että Knowitilla oli selkeä näkemys siitä, minkälainen tunnelma uuteen toimistoon haluttiin ja mitä tavoitteita uusilla tiloilla saavutettaisiin. Näistä lähtökohdista oli helppoa lähteä työstämään tilasuunnitelmaa”, toteaa Newsecin sisutusarkkitehti Anna Säilä.

Vastuullisuus on keskeinen osa Knowitin strategiaa ja sen näkyy myös toimitiloissa monella tapaa. Tilaan valitut pintamateriaalit ovat ympäristöystävällisiä ja osin kierrätetyistä raaka-aineista valmistettuja. Kalusteissa puolestaan on käytetty pitkäikäisiä materiaaleja ja tuotteiden valinnassa on suosittu pohjoismaista ja kotimaista tuotantoa. Muutostöiden yhteydessä myös valaistus uusittiin energiatehokkaaksi ja älykkäästi automatisoiduksi.

Onnistuneen työympäristöprojektin tuloksena Knowit pääsi loppuvuodesta 2022 muuttamaan uuteen ja näyttävään toimistoon Helsingin Kamppiin. Tilat tukevat Knowitin tarpeita sijainnillaan sekä työympäristön houkuttelevuudella ja toimivuudella. Uusi toimisto tuo ennen kaikkea Knowitin kaikki liiketoiminnot saman katon alle.

”Toimistolle tuleminen luo työntekijöille aidosti arvoa ja se mahdollistaa sujuvan ja helpon arjen työntekijöille. Yhteisöllisyyden kasvu näkyy spontaaneina kohtaamisina kahvikupin äärellä sekä lisääntyneinä live-tapahtumina ja -kokouksina”, Knowitin henkilöstöpäällikkö Heidi Räsänen ja toimistopäällikkö Minna Reilin kertovat. ”Positiivista palautetta ja kiitosta käyttäjiltä on tullut runsaasti”, he jatkavat.

Toimitilan neliöt on otettu tehokkaaseen käyttöön ja kehittämisen lähtökohtana ollut tilojen monikäyttöisyys ja kalustuksen muunneltavuus eri käyttötilanteita varten toteutuu hyvän suunnittelun ansiosta. Esimerkiksi kokoustilojen kalustus ja tekniikka mahdollistavat huoneiden käyttämisen niin projektityöskentelyssä kuin koulutustilanteissakin.

"Knowitin työympäristön suunnittelussa pyrittiin huomioimaan hybridityön haasteet ja mahdollisuudet sekä kehittämään ratkaisuja monipuoliseen tilankäyttöön. Nyt kun toimisto on otettu käyttöön, on ollut hienoa nähdä, miten uusi työympäristö monipuolisine tiloineen aidosti tukee Knowitin tarpeita niin päivittäisessä työssä kuin vapaamuotoisissa kohtaamisissa”, Newsecin projektipäällikkö Nina Mäkihannu tiivistää.

Newsecin projektitiimi

Projektipäällikkö: Nina Mäkihannu
Suunnittelu: Anna Säilä, Jenni Kaksonen
Työympäristökehittäminen: Helena Jyrkkä, Tiia Rauhamäki
Muutosjohtaminen: Susanna Pietarinen