Tietosuojaseloste / Kodisto-palvelut
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Newsec Property Asset Management Finland Oy (“Newsec”)
Osoite: PL 52, 00101 Helsinki
Sähköposti: asunnot@newsec.fi
Yhteyshenkilö: Sanna Lehikoinen
2. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Rekisterissä käsitellään asuntovuokrahakemuksissa tai muutoin rekisterinpitäjälle annettuja asunnonhakijan, kanssahakijan ja asuntovuokralaisten (”Rekisteröity”) henkilötietoja.
Asunnonhakijoiden ja kanssahakijoiden osalta henkilötietojen käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen asuntohakemustietojen ajantasainen hallinta asuntovuokrausprosessin aikana ja vuokrahuoneistojen välittämisen tehokas, laadukas ja lainmukainen toteuttaminen.
Rekisterissä käsitellään myös asuntovuokralaisten henkilötietoja sellaisilta osin, kuin kyse on Newsecin vuokralaisille suunnatun asiakaspalvelun laadun varmistamisesta ja kehittämisestä. Asiakaspalvelun osalta käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoituksena on vuokralaisille suunnatuiden palveluiden laadun varmistaminen ja kehittäminen, sekä mahdollisten asukastyytyväisyyskyselyiden järjestäminen vuokrasuhteen aikana. Tallennettuja puheluita ja Chat-keskusteluita voidaan myös käyttää työntekijöiden kouluttamiseksi sekä henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi ja turvallisuutta tai omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Asuntovuokrauksen osalta henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen ja, jos asuntohakemus etenee vuokrasopimusneuvotteluihin, vuokrasopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen sekä rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen. Muiden Kodiston palveluiden osalta käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen tai oikeutettujen etujen toteuttamiseen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Rekisteröityjen sekä heidän mahdollisten kanssavuokralaisten henkilö- ja yhteystietoja sekä muita vuokrasuhteeseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
Asunnonhakijoiden perustiedot, kuten
- etunimet ja sukunimi
- henkilötunnus
- siviilisääty
- yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
Muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät asunnonhakijoiden tiedot, kuten
- hakijan tulot ja varallisuus
- työnantaja ja työsuhteen kesto
- PEP-status (politically exposed person, poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö)
- mahdollinen tieto hakijaan kohdistuvista kansainvälisistä pakotteista
- Puhelu- ja Chat-tallenteet
Vuokralaisten antamat muut tiedot, kuten:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Asukastyytyväisyyskyselyiden tulokset
- Puhelu- ja Chat-tallenteet
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään asuntohakemuksella ja mahdollisesti asukastyytyväisyyslomakkeella. Tietoja voidaan kerätä myös palveluja tarjoavilta yrityksiltä, kuten luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä ja Rekisteröidyn ja Newsecin välisen viestinnän yhteydessä.
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä vain niin kauan, kun käsittelylle on tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelyperuste.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Manuaalista aineistoa ei ole.
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja tarvittavin muin tietoturvan toimialalla kulloinkin yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Rekisterinpitäjä voi luovuttaa Rekisteröityjen henkilötietoja palveluntuottajille vain sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa. Rekisterinpitäjän ja henkilötietojen käsittelijän välillä on henkilötietojen käsittelysopimus (data processing agreement, DPA).
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua;
- vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista; ja
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, eikä sille ole muuta perustetta.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
10. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tarkista uusin versio aina Newsecin verkkosivuilta. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 22.9.2023.