Tietosuojaseloste / Kodisto-palvelut

Ylläpitäjä

Newsec Property Asset Management Finland Oy (“Newsec”)

Yhteystiedot

Porkkalankatu 3, PL 52
00180 Helsinki
compliance@newsec.fi

Palvelu ja Newsecin rooli

Selosteessa kuvataan Newsecin Kodisto-palvelun eli Newsecin asuntoliiketoiminnan henkilötietojen käsittely.

Newsec harjoittaa asuntojen välitystä sekä vuokrasuhteen hallinnointipalveluja omille yritysasiakkailleen ja toimii lähtökohtaisesti tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen käsittelijänä. Rekisterinpitäjänä toimii Newsecin asiakas (kyseinen asunto-osakeyhtiö/kiinteistöyhtiö/vuokranantaja/muu asiakas). Tältä osin mahdolliset tietosuojaa koskevat rekisteröityjen pyynnöt ja tiedustelut tai ilmoitukset tietoturvaloukkauksista Newsec ohjaa asianomaiselle rekisterinpitäjälle.

Lisäksi joissain tilanteissa Newsecin liiketoiminta edellyttää, että se kerää asiakkaistaan tiettyjä henkilötietoja tarkoituksiin, jotka se on itse määritellyt. Tällöin Newsec toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Näitä tilanteita ovat esim. avoimen asuntohakemuksen tiedot, asiakaspalvelun toteuttamisen tiedot, Asukas.Kodisto-palvelukanavassa sekä rahanpesulainsäädännön vaatima henkilötietojen käsittely.

Tämän Tietosuojaselosteen mukaisia käytäntöjä sovelletaan kaikkeen Kodisto-palveluissa tapahtuvaan henkilötietojen käsittelyyn.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kodisto-palvelun käyttäjiä ovat asunnonhakijat, kanssahakijat ja asuntovuokralaiset (”Rekisteröity”). Palvelussa käsitellään Rekisteröityjen henkilötietoja useisiin eri tarkoituksiin:

Asunnonhakuprosessi: Asunnonhakijoiden ja kanssahakijoiden henkilötiedot käsitellään vuokrahuoneistojen hakuprosessissa. Tavoitteena on varmistaa asuntohakemusten ajantasainen hallinta, asuntojen tehokas ja lainmukainen välittäminen.

Vuokrasopimussuhteen syntyminen: Kun asunto vuokrataan Rekisteröidylle, tarvitaan henkilötietoja vuokrasopimuksen solmimiseen ja ylläpitämiseen sekä rahanpesulainsäädännön vaatimien tarkistuksien tekemiseen.

Asiakaspalvelun laatu ja kehittäminen: Asuntovuokralaisten henkilötietoja käytetään asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Tämä sisältää esim. asukastyytyväisyyskyselyiden järjestämisen vuokrasuhteen aikana.

Koulutus- ja turvallisuustarkoitukset: Tallennettuja sähköposteja, puheluita ja chat-keskusteluja voidaan hyödyntää mm. työntekijöiden koulutuksessa, henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamisessa ja turvallisuutta tai omaisuutta uhkaavien tilanteiden ennaltaehkäisyssä tai selvittämisessä.

Vuokra-asuntojen kunnossapito ja vuokrasopimuksen hallinta: Käsittelemme henkilötietoja myös vuokra-asuntojen, -liiketilojen ja -kiinteistöjen kunnossapidon toteuttamisen yhteydessä, vikailmoitusten hoitamisessa, vuokrasopimusten hallinnassa sekä muuttotilanteessa tehtävien tarkastusten ja takuutarkastusten yhteydessä.

Liiketoiminnan ja asiakassuhteen hallinnointi: Henkilötietoja käsitellään liiketoiminnan ja asuntotarjonnan ylläpidossa, hallinnoinnissa ja kehittämisessä, sekä asiakassuhteen perustamisessa, hoidossa ja kehittämisessä.

Riskien hallinta ja tietoturvallisuus: Henkilötietoja käsitellään riskien kartoituksessa, Newsecin ja asiakkaiden oikeuksien ja omaisuuden suojaamisessa, sekä fyysisen ja tietoturvallisuuden toteuttamisessa.

Vuokrahallinto: Asiakkaan henkilötietoja tarvitaan vuokrien, käyttökorvausten ja muiden laskujen laskutuksessa ja perinnässä, sekä niihin liittyvässä palvelussa.

Asukas.Kodisto-palvelukanava: Rekisteröidyille tarjoamamme kanava tarjoaa mahdollisuuden omien tietojen tarkasteluun ja muuttamiseen (rajatusti), toimii viestintävälineenä ja asumiseen liittyvien palveluiden tarjontakanavana. Tietoihin pääsyyn vaaditaan vahva tunnistautuminen.

Rekisterin tietosisältö / käsittelyiden ryhmät

Henkilötietoryhmä ja ryhmän tietosisältö

Perustiedot
Esimerkiksi Rekisteröidyn nimi ja henkilötunnus sekä yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnro.)

Yhteisön tai yrityksen puolesta toimivien henkilöiden yksilöintitiedot sekä tieto yhteydestä yhteisöön tai yritykseen

Tuntemistiedot
Esimerkiksi rahanpesulainsäädännön edellyttämät tuntemistiedot, kuten asiakkaan tunnistamiseksi sekä taloudellisen aseman ja poliittisen vaikutusvallan selvittämiseksi tarpeelliset tiedot. Tieto pakotteiden alaisuudesta.

Asiakkuustiedot
Esimerkiksi asiakkuuden yksilöivät ja luokittelevat tiedot, kuten hakemusnumero.

Sopimus- ja tuotetiedot
Esimerkiksi rekisterinpitäjän ja Rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot, kuten esim. sopimuksen alkupäivämäärä sekä vuokravakuuden sekä tiedot vuokranmaksun toteuttamiseksi.

Asiakastapahtumatiedot
Esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat.

Taustatiedot
Esimerkiksi tiedot rekisteröidyn elämäntilanteesta ja taloudellisesta asemasta, kuten luottotiedot, asumistuen tai velkajärjestelyn tiedot.

Tallenteet ja viestien sisältö
Esimerkiksi erimuotoiset viestit, joissa Rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi sähköpostiviestit, puhelutallenteet, reklamaatiot tai muu viestintä.

Tekniset tunnistamistiedot
Esimerkiksi laitteen tai sovelluksen määrittämä tunniste, jonka avulla laitteen tai sovelluksen käyttäjä on tunnistettavissa käyttämällä tarvittaessa lisätietoja tai sähköisen tunnistamisen tiedot.

Käyttäytymistiedot (ml. evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot)
Rekisteröidyn palvelujen käytön sekä verkkokäyttäytymisen seuranta esimerkiksi evästeiden avulla.

Käsittelyn peruste

Rekisteröidyn henkilötietojen käsittely voi perustua seuraaviin tietosuoja-asetuksen mukaisiin käsittelyn oikeusperusteisiin:

• Rekisteröidyn suostumukseen
– Esimerkiksi evästeiden käyttö

• Sopimuksen, jossa Rekisteröity on osapuolena, täytäntöönpano tai sopimusta edeltävien toimien toteuttaminen
– Esimerkiksi vuokrasopimuksen rekisterinpitäjälle aiheuttamien velvoitteiden toteuttaminen, kuten vikailmoituksen käsittely tai vuokrahallinnon järjestäminen

• Lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
– Esimerkiksi rahanpesulain ja välitysliikelain mukaiset velvoitteet

• Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu
–Esimerkiksi tyytyväiskyselyiden toteuttaminen tai perinnän hallinta

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään muun muassa asuntohakemuslomakkeesta, sähköisistä palveluista sekä asiakaspalvelupuheluista.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muista henkilörekistereistä, yhteistyökumppaneilta sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten Väestörekisterikeskuksesta ja luottotiedot Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä.

Henkilötietojen säilytysaika

Vuokraushakemuksen jättäneen tietoja voidaan säilyttää viiden vuoden ajan siitä, kun Rekisteröity on viimeksi jättänyt hakemuksen, jollei Rekisteröity ole tehnyt vuokrasopimusta.

Vuokrasopimukseen perustuvia tietoja voidaan säilyttää kymmenen vuotta siitä, kun vuokrasopimus on päättynyt ja vuokrasuhteeseen liittyvät velvoitteet ovat puolin ja toisin loppuun suoritetut. Sama säilytysaika koskee kaikkia asunnossa asuvia/asuneita henkilöitä ja mm. puhelutallenteita ja muuta vuoropuhelua/viestintää.

Tietojen luovutus

Henkilötietojen käsittelijä voi luovuttaa tietoja Newsecille vuokraustoimeksiannon antaneelle yritysasiakastaholle, joka toimii rekisterinpitäjänä tietojen osalta. Kunkin yritysasiakkaan kuvauksen henkilötietojen käsittelytoimista saat ko. taholta. Lisäksi lainsäädännön niin velvoittaessa tai Newsec Property Asset Management Finland Oy:n ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden ja palvelun näin vaatiessa sellaisiin tarkoituksiin, jotka eivät ole ristiriidassa edellä mainittujen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kanssa tai perintään liittyvissä asioissa.

Tietoja voidaan luovuttaa esim. rakentajalle ja lukkoliikkeelle asiakkaan muuttovalmisteluiden järjestämiseksi tai huoltotoimenpiteiden suorittamiseksi huoneistoissa.

Tietoja luovutetaan perintätilanteessa perintätoimistolle. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaistaholle lainsäädännön edellyttämällä tavalla (esim. välitystoimintaa valvovalle viranomaiselle tai ARA:lle tai verottajalle).

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietojen käsittelyssä käytetään alihankkijoita, ja tietoja voidaan siirtää EU:n / ETA:n ulkopuolelle. EU:n / ETA:n ulkopuolelle siirrettäessä siirto tapahtuu käyttäen EU-komission mallisopimuslausekkeita tai muuta lainsäädännön sallimaa siirtomekanismia.

Automaattinen päätöksenteko

Automatisoitua päätöksentekoa hyödynnetään erityisesti Kodiston verkkokaupassa tapahtuvassa vuokrauspalvelussa. Osittain automatisoitua päätöksentekoa voidaan käyttää myös muulla tavalla tapahtuvassa vuokrausprosessissa. Mikäli vuokralaisia on useampia, tarkistetaan kaikkien tiedot.

Automatisoidulla päätöksenteolla tarkoitetaan sellaista päätöksentekoa, johon ei osallistu luonnollinen henkilö. Automatisoidulla päätöksenteolla pyritään varmistamaan kaikkien osapuolten näkökulmasta vastuullinen ja tehokas vuokraustoiminta, eikä se aiheuta merkittäviä seurauksia rekisteröidylle tai vaikuta rekisteröidyn oikeuksiin.

Osana automatisoitua prosessia varmistetaan muun muassa asunnonhakijan/asunnonhakijoiden riittävä vuokranmaksukyky ja kansainvälisten pakotteiden kohdistuminen hakijaan/hakijoihin. Päätöksenteon tarkoituksena on tunnistaa tilanteet, joissa vuokrasuhteen solmiminen ei ole saatujen tietojen perusteella tarkoituksenmukaista.

Tiedot saadaan rekisteröidyltä ja Suomen Asiakastieto Oy:ltä tai muulta vastaavalta palveluntuottajalta. Verkkokaupassa tapahtuva vuokraus edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista, jonka kautta saamme hakijan nimen, henkilötunnuksen ja kansalaisuuden. Myös hakijan/hakijoiden aikaisempi maksukäyttäytyminen ja muu asumishistoria otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon päätöksenteossa.

Verkkokaupassa kielteiseen vuokrauspäätökseen johtaa luottohäiriömerkintä tai alle 18-vuoden ikä. Näissä tilanteissa voit jättää meille asuntohakemuksen.

Rekisteröidyllä on oikeus riitauttaa pelkästään automatisoituun tietojenkäsittelyyn perustuva päätös ja pyytää manuaalista tietojenkäsittelyä. Rekisteröity voi myös toimittaa lisäselvitystä tehtyyn päätökseen. Uudelleenkäsittelypyyntöä varten voitte olla yhteydessä: vuokraus@kodisto.fi

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Paperinen aineisto säilytetään lukitussa ja valvotussa tilassa. Tietoihin on pääsy vain Newsecin nimeämillä henkilöillä.

Sähköisesti tallennettu aineisto suojataan teknisin toimenpitein ja käyttöoikeushallinnan kautta. Tietoihin on pääsy vain Newsecin nimeämillä henkilöillä, joille oikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti. Käyttöoikeuksien määrittelyssä noudatamme Newsecin sisäisiä prosesseja.

Rekisteröidyn oikeudet

Newsec pyrkii olemaan mahdollisimman avoin kaikessa henkilötietojen käsittelyssä. Informoimme henkilötietojen käsittelystä tämän tietosuojaselosteen sekä kaikkien siihen liittyvien asiakirjojen kautta. Lisäksi informoimme käyttäjiä tietojen keräystilanteissa käyttöliittymien kautta siitä, miten käsittelemme henkilötietoja kussakin tilanteessa Näin pyrimme pitämään käyttäjät ajan tasalla siitä, mitä teemme heidän tiedoillaan.

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
saada pääsy omiin tietoihinsa;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua;
vaatia käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojensa poistamista; ja
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, eikä sille ole muuta perustetta.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle ensisijaisesti kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää Rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan Rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä tilanteissa tietosuojaviranomaiselle. Valitus voidaan osoittaa Suomessa valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle, taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja@om.fi